Sabrina 家有一隻毛茸茸

有一天 一隻蝸牛正在曠野的濕地上面散步

小孩子走到了水岸 找了個地方躺下

涼風徐徐吹來 哇~滿  天 星 空

突然 遠方傳來一聲微弱的聲響

'嗨!'  原來蝸牛打了聲招呼

"你怎麼在這裡?" 小孩子驚呼 好像跟這隻蝸牛似曾相識

你是不是曾經受上帝的委託帶著人散步

"哦! 那可能是我的曾祖父" 蝸牛自顧自的往前爬去

小孩子百思不解 於是坐了起來

蝸牛伸出他的觸角 撿拾水草嚼了幾口

原來, 上帝正在找一隻曾經在這裡散步的蝸牛 卻忘記自己批准了假單

只好派來臨時工

也好. 小孩子默默的等著銷假上工的曾祖父蝸牛

星光依舊閃耀著 輝映在那片寧靜海裡

「請問能再快一點嗎? 我趕時間。」

正常人應該會搬出類似「可能沒辦法耶」，或者「這會增加成本哩!」然後拒絕這種要求。

但是當提出者是你無法拒絕的人時，大家只好鼻子摸摸去想辦法

某人工作時經常被某些人(無論外部或內部)要求要縮短時間 

但是從來很少有人能說得清楚這些被凹, 被壓縮的時間從哪裡來

他們通常只會在心裡想 「你抓的Buffer太多!」所以我理應有更多的空間要求你趕工出來

來滿足這些闊大爺(需求者)的「不安全感」, 因為他希望能留自己的Buffer

然後在作的人只好心裡滴咕「又在凹我, 怎麼都不給我Buffer!」覺得自己像羊一直被趕

不妨試著這樣想好了

從接到需求的起始點, 到事情完成確實投遞到需求者手中

中間經過了一大堆連串的組成活動

有些活動所需的時間是固定不可更動

有些活動是毎次都必定需要發生或從事 有些則只有在特定條件出現時從事 

有些活動每次從事時間可變動(長一點或短一點)

然後最後才是我們因為預防意外所額外預留的時間(Buffer)

舉例

1. 機器運作->通常不可更動, 機器設定兩小時, 就不能改1個半小時 

2. 人員操作->任何只要是人負責在做的活動, 催他的話 「或許」都可以快一點, 例如包裝

3. 吃飯-> 可以吃, 可以不吃, 可以晚一點再吃...

4. 討論-> 有效率就快一點, 遇到想不出來或討論不出結論時就很慢

5. 重作-> 總有好死不死出包的時候 這時所有活動必須重頭再來一次  可能發生在個人, 或者整體流程的某一部分出包

6. 人員效率-> 喝水,上廁所, 閒聊, 處理跟這項活動無關的雜事(ex.接電話,滿足公司要求或老闆要求的急事...etc)

7. 找Bug-> 必定需要, 所需時間難預估, 且經常跟處理人員的知識與經驗值成反比 (厲害的就快, 沒經驗就很龜)

8. 人員學習-> 上手前(教育訓練) 上手後(繼續提升能力)

9.  Review & 確認 --> 有時間就認真看 趕時間就隨便簽名

10. 假期 , 下班時間, 睡覺時間

11. 運輸  ex. 面交>EMS>快遞>一般包裹 ; 空運>陸運>海運

12. 清潔/整理時間

13. 壓縮你的上游(通常是外部供應者)

14. 壓縮內部行政作業("拜託"某些人先幫忙弄, "拜託"某些人等一下, "拜託"某些人晚下班, 評估能不能省掉?, 特例處理....etc)

15. 找出停滯點  (ex. 公文或簽核跑到誰卻剛好不在/請假, 只好找代理人) 代理人還得花一些額外的時間聽你解釋, 或者去問原本的負責人

16. 為了評估問題所產生額外的工作 
(發生頻率:高。這是指因為遇到A問題, 衍生出很多額外的B, C, D工作, 這時所花的時間跟成本跟重作差不多, 甚至更多) 

應該還有沒列完的, 可以看到不是只有Buffer (通常留的目的是為了第五項跟第七項)

要求別人趕工, 明顯會增加許多有形與無形的成本支出

最明顯的是運費增加, 人員無法排休/睡眠不足, 吃飯不定時或熬夜長期對人的健康有害

精神不佳或確認不實導致容易出錯(則又使重作的機率提高), 成本一定增加

要求省略行政作業(通常是第14項)經常會產生內部衝突 行政作業冗長原因經常來自疊床架屋(第九項-需要越來越多人簽名確認)

隱形的競爭力下滑(第8項, 沒時間教育訓練, 也沒時間想如何改善效率)

這些分析 少部分會出現在schedule表上 (我標藍字)

但是大部分很瑣碎的時間利用根本不會出現在表上 

表現在外部現象就是 有某個專案的負責人在"跟催"

所以如果有人在催你 表示整體活動中 其他活動過程可能有問題 需要催你來補償

好讓整體的schedule可以不延遲

趕工沒事嗎? 趕工一定增加成本 又必須犧牲很多機會成本--人員的競爭力與健康

羊毛出在羊身上...... 

真正的產品競爭力提升 或許應該從核心活動--那些原本認為固定不能更動的地方

思考如何調整跟適應市場變動 縮短所需的時間